この説明の読み方
- ここに書くのは、当社が制御している事項 (当社のシステム内での扱いと、AI 提供元へ送る内容・当社が行う設定) です
- AI 提供元での取り扱いは、各提供元が定める条件によります。当社は参照先を示し、内容は書き写しません
- 個人情報・秘密情報を本サービスに投入するかどうかは、この説明を読んだうえで、お客様の規程と判断でお決めください (利用規約第 6 条・第 19 条)
1. 当社のサービス内での取り扱い
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 保管場所と暗号化 | 当社のデータベースとファイルの保管基盤は、東京リージョン (AWS) にあり、ストレージを暗号化しています。バックアップを含め、日本国内のリージョンに置いています。国外のリージョンに置く場合は、この説明を改定して事前にお知らせします。AI 提供元など外部のサービスの保管場所は含みません |
| 会話・文書の保存形式 | データベース内では本文をそのまま保存し、テナント (お客様ごとの環境) 単位のアクセス制御 (行レベルセキュリティ) とデータベースの権限で保護しています。アプリケーションで暗号化して保存しているのは API キーなどの秘密情報です |
| 運営による閲覧 | 当社の運営担当者は、通常の業務でお客様の入力内容や生成された文書を閲覧しません。運営の権限だけでは、通常の画面からお客様の環境の中身にアクセスできません。個別のサポートで内容の確認が必要な場合は、お客様からの依頼に基づき、お客様の環境に期間を限って招待いただく形で行います。障害対応などでやむを得ず本文に触れる場合は、目的・承認・記録の手順に従います |
| ログと監査ログ | アプリケーションのログには、入力内容や生成結果の本文を記録しない方針とし、例外処理の制限とコードの検査で混入の防止を図っています。操作の監査ログ (誰がいつ何をしたか) には、ログイン・招待・設定変更などの操作と、その操作元の IP アドレス・ブラウザの情報を記録し、400 日で削除します。監査ログにも本文は含めません |
| 文書のダウンロード | 文書エディタから docx としてダウンロードした文書 (編集した文書・取り込んだ原本・テンプレート) は、お客様の端末に保存され、以後は当社の管理が及びません |
| 認証 | ログインは Auth0 (日本リージョン) を使い、多要素認証 (認証アプリ) を全員に必須としています。解除はできません。認証アプリを紛失した場合は、お客様の管理者が多要素認証をリセットし、利用者が再設定します。 |
| 削除 | 契約が終了したとき (β の期間満了・退会・解約) は、30 日間の閲覧のみ期間を経て、お客様の環境にアクセスできない状態にします。その後のデータは当社が定める方法で順次消去しますが、物理的な消去の時期は約束しません。データベースの自動バックアップの保持期間は 7 日で、復旧用のスナップショットはこれとは別に管理します。AI 提供元側の保持からの消去は約束しません。会話・文書などは、本サービスの画面から削除できます (削除できる人は種類によって異なります。Slack 連携での会話は画面に表示せず、一定期間の経過後に当社が削除します)。削除すると本サービス上で見えなくなります。閲覧のみの期間は削除を含めて内容を変更できないため、削除が必要なデータは閲覧のみの期間に入る前に削除してください。 |
2. AI 提供元へ送る内容 (当社が決めていること)
すべての機能に共通すること:
- 利用者名・メールアドレス・テナント名などのアカウント情報を、識別のために付け加えることはありません (API のパラメータにも、当社が付け足す指示にも含めません)
- 送信先は、利用者が選んだモデルの提供元、または機能ごとに当社が定める既定・自動選択の提供元です (下表)。送信先の事業者は §3 の 3 社 (と、お客様が指定するカスタム接続先) に限られます
- OpenAI の該当する API (Responses API) では、応答を OpenAI 側に保存しない設定 (
store=False) を付けています。AI 提供元で保存されない・学習されないことを保証するものではありません (不正利用監視のための保持など、当社が制御できない保持があります) - 処理のために当社のシステムが一時的に持つ写し (送信前にマスクした本文や、候補の下書きなど) は、処理の完了または一定期間の経過で消します。残るのはお客様が保存した会話・文書と、本文を含まない処理の記録です
- 思考の深さ (応答にかける時間) の指定は、利用者の設定か、機能ごとに当社が定める既定に応じて送ります。どちらも無いとき・モデルが対応しないときは送らず、提供元の既定のままです
| 機能の種類 | 送る内容 | 送信先の決まり方 |
|---|---|---|
| チャット・分析・バッチ | 入力、会話の履歴、添付ファイルの内容、比較の対象にした回答と観点、バッチの行の値を当てはめたプロンプト、採点の対象と基準 | 利用者が選んだモデル。バッチの採点・傾向の要約は、指定がなければ当社が定める既定のモデル (OpenAI) |
| 画像の生成 | 画像生成用のプロンプト。参照画像を指定した場合はその画像。プロンプトの提案 (入力したプロンプトを 3 パターンに書き分ける機能) は、固定の指示文と利用者のプロンプトだけを送ります | 利用者が選んだ画像モデル。プロンプトの提案は、当社の組み込み 3 社 (OpenAI/Anthropic/Google) の中から選ぶ軽量なモデルで、特定の提供元に固定していません |
| 文書の作成・編集 | 操作に応じて、文書の本文や抜粋、指示、関連するコメント、文書の設定 (種類・読者・目的・補足メモ)、記入欄の名前と記入例。保護対象に指定した部分は設定によらず送らず、検出した個人情報は設定に応じてマスクします (すべての個人情報の検出・除去を保証するものではありません)。白紙から作った文書の仕上げのチェックでは、AI が誤字・表記のゆれなどを本文で自動的に直すことがあります。直した所とその前後の文字は、記録として文書と一緒に保存し、利用者は 1 か所ずつ「元に戻す」ことができます | 文書に指定したモデル。指定がなければ、利用できる提供元の中から当社が選びます |
| Slack 連携 | お客様が自らのワークスペースに RoundaChat のボットを追加した場合に使えます。Slack との契約と設定はお客様のもので、当社が Slack に送るのは AI の回答と投稿に必要な情報です。お客様の Slack の認証情報 (ボットトークン) は当社が暗号化して保管します。AI 提供元には、メンションの本文とその会話の履歴を送り、スレッドの文脈の取り込みを有効にした場合だけ直前のやり取りを範囲を限って送ります (既定はオフ)。メンションに添付したファイルも AI 提供元に送ります (当社には送っている間だけ置き、処理が終わると当社の保存から削除します。保存の仕組み上、完全に消えるまで時間差があります)。Slack でのやり取り (メンションの本文と AI の回答。スレッドの文脈の取り込みを有効にした場合は、AI に送った直前のやり取りの本文も含みます) は、処理のために当社側にも保存しますが、本サービスの画面には表示せず、一定期間の経過後に削除します。Slack 上の投稿はお客様の Slack に残ります | ボットに設定したモデル |
| カスタムプロバイダー・ローカル LLM | チャットと同じ内容を、お客様が指定した接続先に送ります。RoundaChat 側にもデータは残ります。登録前の動作確認では固定の短い語 1 つだけを送ります (お客様の文書やチャットの内容は含みません) | お客様の接続先 |
3. AI 提供元での取り扱い
入力内容は、送信先の AI 提供元に送られ、各提供元の条件に基づいて処理されます。参照先は、一般向けのプライバシーポリシーではなく、実際に使っている API のデータ処理条件です。
提供元の条件の改定は個別に通知しません。この説明を改定してお知らせするのは、送信先の事業者を追加するとき、保存や学習に関わる当社の設定を変えるとき、保管場所を国外に置くときです。
3.1 外国にある事業者への提供
本サービスでは、次の日本国外の事業者に、個人情報を含みうるデータを提供します (取扱いの委託を含みます)。
| 提供先 | 所在国 | 提供する内容 | 提供先の個人情報の保護の措置 (参照先) |
|---|---|---|---|
| OpenAI | 米国 | §2 のとおり、送信先に選ばれたときの入力内容など | プライバシーポリシー / データ処理補遺 |
| Anthropic (Anthropic, PBC) | 米国 | 同上 | プライバシーポリシー / データ処理補遺 |
| 米国ほか (Google のデータ処理拠点) | 同上 | プライバシーポリシー / データ処理補遺 | |
| Auth0 (Okta, Inc.) | 米国 (データの保管は日本リージョン) | ログインに必要な情報: メールアドレス、表示名 (招待時はメールアドレスの @ より前の部分)、招待時に当社が生成する初期パスワード (利用者が初回に設定し直します)、利用者が設定するパスワードと認証アプリ (多要素認証) の登録、Google / Microsoft アカウントでログインする場合はその連携情報。ログインの記録 (日時・IP アドレス・ブラウザの情報) は Auth0 が記録し、当社はログインの監査のために取り込みます。お客様の入力内容や文書は送りません | プライバシーポリシー / Trust & Compliance Documentation |
- 所在国の個人情報の保護に関する制度: 米国の制度については、個人情報保護委員会が公表している外国における個人情報の保護に関する制度等の調査 (米国 (連邦) と州ごとの調査結果) をご参照ください。
- 当社のデータの保管場所: 当社のデータベースとファイルの保管基盤 (AWS) は東京リージョンにあります (§1)
- 提供先が講じる措置は、各提供先が定める上表の条件によります。当社はその内容を書き写さず、参照先で示します
- AWS (クラウド基盤) は、当社のデータの保管基盤として利用しています (AWS がデータの中身を処理するサービスは使っていません)。保管場所は §1 に示し、国外のリージョンに置く場合は §1 を改定して事前にお知らせします
- Slack 連携 は、お客様が自らの意思でワークスペースに追加して使うもので、お客様と Slack の契約に基づきます (§2)。当社からの提供先としては上表に含めていません
4. 使う API キーによる違い
| 区分 | 説明 |
|---|---|
| 当社が提供する利用枠 (クレジット) | 当社が契約した AI 提供元のアカウントからリクエストします。当社が管理するアカウントは、各提供元の利用条件で入力内容をサービスの改善に使わないとされている API の区分で利用し、データの共有を許可する設定は有効にしません。 |
| お客様ご自身の API キー | お客様と提供元とのご契約・プロジェクト設定と、当社がリクエストで行う設定の両方が適用されます。提供元によってはプランで入力データの扱いが異なるため、ご契約内容をご確認ください |
当社が提供する利用枠でお使いいただくときの取り扱い:
| 問い | 答え |
|---|---|
| 何を送るか | 提供元に送る内容 (入力・会話履歴・添付・当社の指示) は、お客様ご自身の API キーでお使いいただくときと同じです。OpenAI へのリクエストにだけ、キャッシュの共有範囲をお客様の環境ごとに分けるための識別子 (お客様の環境の ID から一方向に計算した値。入力内容や利用者の情報は含みません) を付けます |
| どこに残るか | 当社のシステムには、提供元のキー (暗号化)、費用の負担者と金額、利用枠の付与の記録が残ります。提供元には、お客様の環境ごとに分けたプロジェクト / ワークスペースの利用量と、提供元の条件による保持が残ります (§3) |
| 誰が読めるか | 提供元のキーは暗号化して保管し、運営の画面や API に平文を表示する機能はありません。当社の運営担当者が見られるのは、キーの状態・版・登録の記録と、本文を含まない集計だけです。お客様の管理者には当社のキーは見えません |
| いつ消えるか | 提供元のキーの記録は、無効化した後も履歴と照合のために残します。利用枠の付与の記録と費用の記録も残します (お客様の入力内容は含みません)。キャッシュの識別子は保存しません |
キーの登録時の確認について: 当社の運営担当者が提供元のキーを登録・交換するとき、そのキーで提供元のモデル一覧を 1 回取得して有効性を確かめます (お客様の入力内容やご利用の記録は送りません)。この確認のために取得した情報は保存しません。
プロンプトキャッシュについて: プロンプトキャッシュは、同じ内容の先頭部分を短時間だけ再利用して応答を速くする仕組みです。OpenAI と Google では提供元の自動のキャッシュを使います。Anthropic では、チャット・文書の処理・バッチ処理の一部について、再利用する入力の部分を当社が指定してキャッシュを有効にします (お客様ご自身の API キーでお使いいただく場合も同じです)。各提供元の説明によれば、キャッシュに入るのは文章ではなくモデルの計算途中のデータで、本文を取り出す機能はなく、出力にも影響しません。当社が提供する利用枠では、提供元ごとにお客様の環境単位のプロジェクト / ワークスペースを分けて使い、OpenAI では上記の識別子を付けます。ただし、提供元の側まで含めてお客様専用であることを保証するものではありません。
5. 事故が起きたとき
入力内容や個人情報を含むデータの漏えい・滅失・毀損、またはそのおそれ (意図しない送信先や第三者に渡った疑いを含みます) を当社が認知したときは、事実の確定を待たずに、お客様の管理連絡先へ判明している事項を一次報告し、送信の停止と原因の特定を行います。その後、影響の範囲・原因・対策を順次お知らせし、お客様が行う調査や報告に合理的な範囲で協力します。